Ik wil huren

Heeft u interesse om een woning van Domein Beheer te huren of heeft u interesse in een specifiek huuraanbod? Dan leest u in dit segment hoe Domein Beheer huurders selecteert en hoe het verhuurproces verloopt.

1. Aanmelden als woningzoekende

Als u zich graag aanmeldt als woningzoekende voor toekomstige huuraanbiedingen, maak dan gebruik van het contact formulier. Geef hierin zo veel mogelijk informatie over uw wensen en mogelijkheden.

Als Domein Beheer aan uw wensen en mogelijkheden kan voldoen, dan kan zij u (mits uw toestemming) opnemen in haar kandidatenbestand, zodat zij u kan contacteren wanneer er passend aanbod beschikbaar komt.

Opname in het kandidatenbestand van Domein Beheer is en blijft kosteloos en u kunt zich te alle tijden laten uitschrijven.

Gegevens van woningzoekenden worden na 12 maanden verwijderd na het moment van opname. Op vraag van de woningzoekende kan dit worden verlengd.

2. Aanbiedingen website

Wanneer een woning openbaar te huur wordt aangeboden, zal dit altijd samen gaan met een advertentie op deze website, zodat alle woningzoekenden dezelfde kans krijgen om de huuraanbieding in te zien en zich te melden als geïnteresseerde kandidaat.

In de advertentie op domein-beheer.be vindt men:

Het adres, foto’s en omschrijving van de woning;
De gevraagde huurprijs en servicekosten;
De (verwachte) datum wanneer de huurwoning beschikbaar is;
Het Energielabel of EPC van de woning;
Een plattegrond van de woning;
Een offerte voor de brandverzekering (alleen voor woningen in België);
Het conformiteitsattest Vlaamse Codex Wonen (alleen voor woningen in België);
De WWS puntentelling (alleen voor woningen in Nederland);

Domein Beheer verhuurt woningen exclusief als “Hoofdverblijfplaats” d.w.z. dat de huurder(s) zich, bij aanvang van de huur, moeten zich domiciliëren op het huuradres via het burgerregister.

Als u zich al had aangemeld bij Domein Beheer voor een huurwoning en de aangeboden woning voldoet aan uw opgegeven wensen en mogelijkheden, dan zal Domein Beheer u per e-mail verwittigen over de aanbieding. Als een woningzoekende niet reageert op dat bericht, dan zal Domein Beheer hen verwijderen uit haar kandidatenbestand conform de privacywetgeving.

3. Inschrijven als kandidaat

Indien u geïnteresseerd bent in een gepubliceerde huuraanbod, kunt u zich bij Domein Beheer als kandidaat-huurder aanmelden op deze website voor de huurwoning middels:

de knop “inschrijven” in de advertentie van de huurwoning of;
via het contactformulier. Vermeld in dat geval duidelijk het adres en uw interesse en/of vragen.

Wanneer een woningzoekende zich inschrijft als geïnteresseerde kandidaat huurder voor een specifieke huurwoning, dan kan Domein Beheer o.a. de volgende gegevens van u opvragen:

Contactgegevens;
Legitimatiebewijzen;
Inkomensgegevens;
Huisvestingsvergunning (voor niet-EU burgers);
Verhuurdersverklaring (verklaring vorige verhuurder omtrent woningzoekende);

Deze gegevens vraagt Domein Beheer op middels ons partnerplatform mijnhuurprofiel.be.

Na de afsluiting van een definitieve huurovereenkomst, sluit Domein Beheer deze inschrijfmogelijkheid.

Inschrijven voor een huurwoningaanbod van Domein Beheer is en blijft kosteloos en u kunt zich te alle tijden laten uitschrijven.

4. Selectieprocedure nieuwe huurders

Wanneer Domein Beheer één of meerdere inschrijvingen ontvangt van kandidaat-huurders voor een huurwoningaanbieding, worden de kandidaten geselecteerd volgens onderstaande selectieprocedure.

4.1 VOORSELECTIE

Bij de (pré)selectie van huurders wordt een beoordeling gemaakt op basis van:

Het inkomen:
1. De hoogte:
  1. Het aantoonbare structurele maandelijkse netto gezinsinkomen moet minimaal 3 maal de gevraagde maandlast bedragen (huur + servicekosten);
2. De oorsprong:
  1. Bij de beoordeling wordt gekeken naar de duurzaamheid en voorspelbaarheid van het inkomen.
  2. Daarbij kunnen de aard van het dienstverband, arbeidsverleden en overige inkomenszekerheden worden meegewogen
  3. Zowel arbeid, pensioen, zelfstandige inkomsten als uitkeringen kunnen worden meegenomen in de beoordeling, mits deze voldoende aantoonbaar en duurzaam zijn.

Communicatie en betrouwbaarheid:
- De informatieverstrekking van de woningzoekende aan Domein Beheer moet vlot, volledig, correct en betrouwbaar zijn.
De match:
- Sluit de locatie, indeling en voorzieningen van de woning duurzaam aan op de wensen, gezinsopbouw en leefsfeer van de woningzoekende(n);
- De samenwerking tijdens het verhuurproces.

Domein Beheer behoudt zich het recht voor om alle verstrekte informatie en documenten op juistheid en authenticiteit te controleren. Indien blijkt dat onjuiste, vervalste of misleidende gegevens zijn verstrekt, zal de het verhuurproces per direct worden beëindigd.

De bereidheid van woningzoekende om aanvullende voorschotten te betalen is geen wegingsfactor. Dit biedt immers geen basis voor een duurzame huurrelatie en bovendien wil Domein Beheer geen ruime huurvoorschotten ontvangen i.v.m. anti-witwas wetgevingen.

Nadat Domein Beheer een volledige inschrijving of aanmelding heeft ontvangen van een kandidaat huurder, kan zij op basis daarvan een bezichtiging aanbieden.

4.2 BEZICHTIGINGEN

Als een inschrijving voldoet aan de minimale voorwaarden, dan zal Domein Beheer uiterlijk binnen 2 weken contact opnemen voor het plannen van een bezichtiging (samen gaan kijken in de woning).

Als Domein Beheer voldoende geschikte inschrijvingen heeft ontvangen, zal zij een eerste bezichtigingsronde plannen met deze kandidaten. Nieuwe kandidaten worden dan op een wachtlijst geplaatst. Alleen in het geval dat Domein Beheer geen geschikte huurder vindt in een ronde bezichtigingen, zal een volgende ronde worden gepland met kandidaten op de wachtlijst.

Een bezichtiging is verplicht en alle (mede)huurders dienen daarbij aanwezig te zijn.

4.3 DEFINITIEVE SELECTIE

Nadat alle kandidaten de woning hebben bezichtigd, zal Domein Beheer een definitieve selectie maken. Ook bij de uiteindelijke afweging gebruikt Domein Beheer voormelde beoordelingsbasis in 4.1.

Als Domein Beheer ervoor kiest om niet verder te zetten, of voorkeur heeft voor een andere kandidaat, dan zal zij u schriftelijk informeren en de reden vermelden.

Domein Beheer is als private verhuurder vrij om huurders te selecteren, maar Domein Beheer zal nooit woningzoekenden of kandidaten weigeren op basis van:

Ras of etniciteit;
Nationaliteit of herkomst;
Religie of levensovertuiging;
Geslacht;
Seksuele geaardheid;
Burgerlijke staat;
Leeftijd;
Gezondheid / handicap;
Politieke voorkeur.

Een kandidaat huurder is uiteraard vrij om zich te alle tijden terug te trekken zonder daarvoor een reden op te geven, Domein Beheer vraagt wel dat u ons over deze beslissing informeert, zodat uw persoonlijke gegevens kunnen worden verwijderd.

Indien meerdere kandidaten op basis van de selectiecriteria als gelijkwaardig worden beoordeeld, wordt voorrang gegeven aan de kandidaat die zich als eerste volledig heeft ingeschreven.

Gegevens van afgewezen kandidaten worden uiterlijk binnen 12 maanden verwijderd, tenzij de kandidaat toestemming geeft voor langere opname in het kandidatenbestand.

4.4 REGELGEVING

In Vlaanderen wordt de huurselectie gemaakt onder toepassing van het Vlaams Woninghuurdecreet voor woninghuurovereenkomsten. Een brochure over dit decreet vindt u op vlaanderen.be.

In Nederland wordt de huurselectie gemaakt onder toepassing van de wet Goed Verhuurderschap. De handreiking werkwijze selectie nieuwe huurders vindt u op roz.nl.

De gegevens van woningzoekende worden behandeld en bewaard conform de GDPR.

Domein Beheer is verplicht om zich te onthouden van elke vorm van discriminatie – het maken van ongerechtvaardigd onderscheid – richting huurders of woningzoekenden.

Vermoedt u toch discriminatie tijdens het verhuurproces? Neem dan contact op met Domein Beheer via contact@domein-beheer.be. U kunt daarnaast terecht bij het Vlaams Mensenrechteninstituut (Vlaanderen) of het College voor de Rechten van de Mens (Nederland).

5. De huurovereenkomst

Indien een geschikte kandidaat-huurder én de verhuurder na de bezichtiging beide wensen verder te zetten, zal Domein Beheer de woning verhuren met onderstaande procedures en voorwaarden.

5.1 HET HUURAANBOD

Domein Beheer zal de kandidaat namens de verhuurder een schriftelijke huuraanbod doen per e-mail.

Dit bestaat uit:

Concept Huurovereenkomst met bijlagen;
Verzoek eerste betaling, bestaande uit;
1. De huurwaarborg, t.h.v.:
  1. 3 maal de maandhuur voor woningen in België;
  2. 2 maal de maandhuur voor woningen in Nederland.
2. De eerste maand huur en servicekosten;
3. De deelkosten huurder voor de plaatsbeschrijving (pv van oplevering);
4. Eventuele andere overeengekomen bedragen (bv voor overname van huisraad).
Toelichting verder procedure.

Een huuraanbod is altijd tijdig geldig (meestal 7 kalenderdagen), zodat de kandidaat de kans heeft om het nodige te lezen en de eerste betalingen te regelen bij de bank.

Er worden nooit meerder gelijktijdige huuraanbiedingen gedaan, zolang het huuraanbod loopt is de woning dus in optie voor de kandidaat.

Wanneer de eerste betaling tijdig en volledig wordt ontvangen, zal Domein Beheer de huurder contacteren om een planning te maken voor het afsluiten van de huurovereenkomst en de sleuteloverdracht.

In geval van een huur in België, zal de huurwaarborg worden doorgestort op een geblokkeerde huurwaarborg spaarrekening op naam van de huurder(s) en zal Domein Beheer de huurder ook uitnodigen voor het huurderplatform RENTIO, hierover leest u meer in segment: IK BEN HUURDER.

Aan het betalen van een borgsommen of voorschotten kunnen geen rechten worden ontleend. Enkel een geldige -door beide partijen ondertekende- schriftelijke huurovereenkomst is bindend.

Tot het moment van ondertekening behouden zowel kandidaat als verhuurder het recht om zich terug te trekken. In dat geval worden eventueel betaalde voorschotten of borgsommen uiterlijk binnen 24 uur volledig terugbetaald of vrijgegeven.

De huurovereenkomsten en officiële informatie worden alleen aangeboden in het Nederlands. Het is de verantwoordelijk van de huurder om te weten waaraan hij of zij zich verbindt, vertalingsdiensten moet een kandidaat of huurder dus altijd zelf regelen.

5.2 AFSLUITEN VAN DE HUUROVEREENKOMST

De huurovereenkomst wordt in persoon met de huurder(s) en verhuurder afgesloten op de kantoren van Domein Beheer te Hoogbraak Business Center.

Tijdens de ondertekening worden de huurovereenkomst en bijlagen mondeling overlopen en ondertekend. De verplichte informatie verstrekking gebeurt altijd ook schriftelijk.

De te accorderen documenten bestaan meestal uit:

De huurovereenkomst, met:
1. De bijzondere bepalingen;
2. De algemene bepalingen;
Het Energielabel of EPC van de woning;
Een plattegrond van de woning;
Formulier met de contactgegevens;
To-Do formulier huurder;
De huurwaarborg overeenkomt (alleen voor woningen in België);
Schema verbrekingsvergoeding opzeg huurder (alleen voor woningen in België);
Polis van de brandverzekering (alleen voor woningen in België);
Het conformiteitsattest Vlaamse Codex Wonen (alleen voor woningen in België);
De WWS puntentelling (alleen voor woningen in Nederland);
Informatieverstrekking Wet Goed Verhuurderschap (alleen voor woningen in Nederland).

Deze tekenafspraak wordt minimaal 1 uur lang gepland om voldoende ruimte te bieden voor toelichting en vragen. De huurder mag zich daarbij uiteraard laten bijstaan door vertrouwenspersonen, tolken en vertegenwoordigers naar keuze.

Doorspreken van de huurovereenkomst kan alleen in het Nederlands of Engels.

5.3 DUUR VAN DE HUUROVEREENKOMST

Domein Beheer biedt alleen huurovereenkomsten aan van onbepaalde duur.

Tenzij expliciet anders overeengekomen, of de huur tussentijds wordt opgezegd, is de duur als volgt:

VLAANDEREN:
De huurovereenkomst heeft een aanvankelijke duur van 9 jaar, daarna kan het steeds (stilzwijgend) met 3 jaar worden verlengd.

Bij het einde van de eerste negenjarige huurperiode en vervolgens aan het einde van elke daaropvolgende driejarige huurperiode kan de verhuurder de huurovereenkomst kosteloos beëindigen zonder opgave van een motief met een opzegperiode van 6 maanden.

De huurder kan de woninghuur te alle tijden opzeggen met een opzegperiode van 3 maanden.

NEDERLAND:
De huurovereenkomst heeft geen vooraf vastgestelde einddatum.

De huurder geniet vanaf de aanvang van de huurovereenkomst huurbescherming. De verhuurder kan de huurovereenkomst daarom niet opzeggen zonder een wettelijk toegelaten opzeggingsgrond.

De huurder kan de woninghuur te alle tijden opzeggen met een opzegperiode van 1 maand.

OPZEGGEN:
De procedure en voorwaarden voor opzeggen, vindt u in het segment: IK WIL DE HUUR OPZEGGEN.

5.4 DE REGELGEVING

Domein Beheer werkt met juridisch geldige en actuele huurovereenkomsten.

In Vlaanderen worden de huurovereenkomsten opgemaakt onder toepassing van het Vlaams Woninghuurdecreet voor woninghuurovereenkomsten. Een brochure over dit decreet vindt u op vlaanderen.be.

In Nederland worden de huurovereenkomsten opgemaakt onder toepassing van Boek 7 van het Burgerlijk Wetboek. De actuele modellen voor de huurovereenkomst woonruimte en de verplichte informatie verstrekking Wet Goed Verhuurderschap vindt u op roz.nl.

De gegevens van huurders worden behandeld en bewaard conform de GDPR.

6. De sleuteloverdracht

In overleg met de nieuwe huurder, huidige huurder en Domein Beheer wordt een afspraak gemaakt voor de sleuteloverdracht.

Tijdens de sleuteloverdracht worden o.a.:

De plaatsbeschrijving (pv van oplevering) opgesteld en ondertekend;
Het meterstanden overname formulier opgesteld en ondertekend;
De sleutels overgedragen aan de huurder;
Bijzonderheden van de woning besproken.

Ook deze afspraak wordt minimaal 1 uur lang gepland om voldoende ruimte te bieden voor toelichting en vragen.

Vanaf het moment van sleuteloverdracht heeft de huurder vrije toegang tot en het volledige gebruik van de woning. Met alle bijhorende contractuele rechten en plichten.

Indien de sleuteloverdracht plaatsvindt vóór de ingangsdatum van de huurovereenkomst, kan Domein Beheer een relatieve bezettingsvergoeding rekenen gelijk aan de maandlast in de huurovereenkomst.

De huurder moet binnen 7 kalenderdagen na de sleuteloverdracht, de nodige leveringscontracten -bij nutsleveranciers naar keuze- afsluiten en zich officieel domiciliëren op het adres.

7. De plaatsbeschrijving

Ten laatste op het moment van de sleuteloverdracht wordt de (intredende) plaatsbeschrijving opgemaakt en getekend door huurder en verhuurder.

Een plaatsbeschrijving is een beschrijvende inventaris met foto’s van het huurpand op het moment van oplevering aan de huurder. Hierop vindt men:

Namen en contactgegevens van de partijen;
Foto’s en aantallen van de verschillende sleutels;
Foto’s en beschrijvingen van de elementen van het huurpand;
Aanduiding en beschrijving met foto’s van schade en het gevolg daarvan;
Aanduiding wie de eigenaar is van opgenomen elementen;
Standen met foto’s van de nutsmeters;
Schriftelijke vermelding van eventuele afspraken omtrent het pand of de inboedel;
Handtekeningen van de partijen.

Een huurder moet de huurwoning aan het einde van de huur in een vergelijkbare (verhuurbare) staat terug geven aan de verhuurder. Schade die ontstaat tijdens de huur geldt als huurschade (en moet op kosten van de huurder worden hersteld), tenzij er spraken is van gebreken, normale slijtage of gebruik sporen op basis van de duur van de huur.

Een plaatsbeschrijving heeft daarom als doel om de staat van de woning bij aanvang van de huur objectief vast te leggen. Dat is belangrijk omdat bij het einde van de huur moet kunnen worden vastgesteld:

welke schade al aanwezig was bij de start;
welke schade tijdens de huur is ontstaan;
welke herstellingen voor rekening van de huurder komen;
welke gebreken of slijtage voor rekening van de verhuurder blijven.

Een plaatsbeschrijving bij intrede is altijd verplicht.

Bij het einde van de huur kan er een uittredende plaatsbeschrijving worden opgemaakt, als één van de 2 partijen dat wenst.

Huurder en verhuurder maken dit onderling op, tenzij huurder of verhuurder een onafhankelijke expert wenst aan te stellen. Dan zullen zij in onderling akkoord een onafhankelijke expert aanstellen.

Domein Beheer zal de sleutels pas overhandigen/aannemen wanneer beide partijen de plaatsbeschrijving hebben ondertekend.

Huurder en verhuurder delen de opmaakkosten van deze documenten altijd 50/50.

Beide partijen krijgen dit document na ondertekening digitaal per e-mail toegestuurd.

Vanaf ondertekening kunnen de partijen gedurende 15 kalenderdagen onjuistheden of niet-opgenomen schade schriftelijk melden bij de andere partij middels aangetekende brief.

8. Registratie Huurovereenkomst

Domein Beheer zal de huurovereenkomst en plaatsbeschrijving namens de verhuurder (online) registreren bij de overheid. De kosten voor deze registratie zijn voor de huurder.

In Vlaanderen is registratie van woninghuurovereenkomsten en plaatsbeschrijvingen bij de overheid verplicht. Dit is kosteloos. Zie vlaanderen.be

In Nederland is momenteel geen verplichting of mogelijkheid voor registratie, maar er wordt gewerkt aan een verplicht openbaar huurregister gepland voor 2030. Zie huurregister.app.